Nápověda k programu SmartMEDIX®

Základní dovednosti

Založení nového pacienta v kartotéce

1. V kartotéce klikneme na kartu  Nová nebo použijeme klávesovou zkratku Ctrl+N
2. Vyplníme identifikaci pacienta (jméno, rodné číslo, pojišťovnu a kontaktní údaje pacienta)
3. Vyplněné údaje uložíme kliknutím na tlačítko Ulož, stiskem klávesy F12 nebo prostým zavřením karty

Karta pacienta

Karta pacienta se skládá z několika modulů (Identifikace, Anamnéza, Dekurs, Laboratoř, ...). Přepínáním mezi těmito moduly je možné pomocí svislého panelu na levé straně karty pacienta. Jejich přesné pořadí a složení záleží na typu zařízení a na přihlášeném uživateli. Při zakládání nového pacienta se primárně otevírá modul identifikace.

Základní identifikace pacienta

Identifikační karta pacienta slouží k zadání základních kontaktních údajů, jako je jméno, adresa, zaměstnání apod. Tyto údaje se následně automaticky doplňují do otevřených formulářů a tím značně zrychlují práci. Podrobnější informace nalezneme v části Identifikace pacienta.

Vyplňujeme:

• Příjmení, jméno, titul - první písmeno se píše vždy automaticky velké a toto pravidlo platí pro všechna pole
• Číslo pojištěnce - rodné číslo
•  Rodné příjmení – vyplňuje se pouze dle potřeby uživatele
• Osobní číslo – jedná se o unikátní číslo v rámci zařízení, které není povinné. Můžeme ho vyplňovat ručně, nebo nastavit automatické přiřazování z řady.
• Číslo OP – doplníme číslo občanského průkazu
• Stav – výběr ze seznamu (svobodný, ženatý, ...)
• Adresa
  • Ulice
  • PSČ – po kliknutí na lupu nám program automaticky nabídne seznam poštovních směrovacích čísel
  • Obec – doplní se automaticky po vybrání položky z PSČ
  • ZÚj – základní územní jednotka – uživatel nevyplňuje, doplňuje se automaticky při vybrání položky z PSČ a používá se pouze za účelem hlášení hospitalizace
• Kontakt – zde vyplňujeme základní kontakt pacienta, nejčastěji mobilní číslo a e-mail, v případě potřeby přidání dalšího kontaktu přepneme níže na záložku "adresa a kontakt"
• Pojišťovna – pojišťovnu můžeme vybrat ze seznamu nebo napsat kód ručně
• Druh pojištění – zadává se v návaznosti na pojišťovnu. Ve výchozím stavu je u pacienta nastaveno veřejné zdravotní pojištění. V případě jiného druhu pojištění si vybereme z uvedené nabídky. Používají se 4 druhy:
  • 1 – veřejné zdravotní pojištění
  • 2 – smluvní pojištění
  • 3 – cestovní pojištění
  • 4 – pojištění EU
• Registrace
  • Slouží:
    • K evidenci zdravotních pojišťoven pacienta. Při změně pojišťovny zde program eviduje historii pojišťoven.
    • Pro registrace nových pacientů, které se posílají jako dávka typu 80 na zdravotní pojišťovny a evidenci registrovaných pacientů pro výpočet kapitační platby. Tuto funkci využívají odbornosti praktického lékaře, praktického dětského lékaře, gynekologa a stomatologa.
  • Podrobnější informace nalezneme v části Registrace pacienta.

Rozšířená identifikace pacienta

Pro další doplnění identifikačních údajů pacienta slouží jednotlivé záložky, které vidíme v záhlaví dolního okna (poznámka, detaily, zaměstnavatel, skupina a pod.). Podrobnější informace nalezneme v části Identifikace pacienta.

Orientace v kartotéce - Hledání pacientů

Pro hledání v kartotéce můžeme použít filtr – první, světlezeleně podbarvený řádek tabulky. V případě, že se nám filtrovací řádek v kartotéce nezobrazuje, vyvoláme jej stiskem klávesy F7, nebo pomocí pravého tlačítka myši. Do filtrovacího řádku můžeme zadat jakýkoliv údaj, který se vztahuje k hledanému pacientovi - příjmení, jméno, číslo pojištěnce, číslo pojišťovny, adresu a pod. V pravém horním rohu je rovněž umístěno tlačítko rozšířeného filtru , které nám nabízí další možnosti filtrování (např. dle dnešních pacientů, dle skupin, pracovišť atd.).

Pro vyhledání pacienta klikneme do řádku filtru a začneme psát příjmení či rodné číslo pacienta. Po zadání prvních znaků se začne kartotéka filtrovat. Pro přesun mezi sloupci filtrů slouží klávesa mezerník.

Je rovněž možné vyhledávat pomocí zadávání speciálních znaků.

Filtr můžeme zrušit klávesou Esc, nebo kliknutím na červený křížek  vedle prvního pole filtru, nebo prostým vymazáním údajů z filtru. Další informace viz. Kartotéka pacientů

Nastavení frází

Fráze, neboli předdefinované texty, které lze vkládat do textu přes klávesovou zkratku F3, nebo uvedením metaznaku + a příslušné zkratky nastavíme přes:

• Konfigurace ->  Fráze

Kliknutím na  Fráze přidáme novou frázi. V následujícím okně v editačním poli vypíšeme název, případně text, zkratku a následně můžeme frázi přiřadit ke skupině, nebo určitému pracovišti.

Další ovládací prvky:

•  Skupina - kliknutím přidáme novou skupinu frází.
• Detail - umožňuje nám náhled zvolené fráze.
•  Fráze - kliknutím smažeme vybranou frázi.

Frázi lze rovněž vytvořit z již napsaného textu kdekoli v editačním poli programu. Myší označíme zamýšlený text a poté stiskneme klávesovou zkratku Shift+F3. Objeví se okno frází, kde je zkopírován vybraný text.

Frázi pojmenujeme, případně přiřadíme ke skupině a stiskneme OK. Krátké fráze (do 100 znaků) kde není vyžadováno formátování textu lze definovat pouze názvem, kdy platí: název fráze = vlastní fráze.

 K frázím lze definovat zkratky pro vyvolání. Optimální je zvolit snadno zapamatovatelnou zkratku evokující vlastní frázi.

Pro omezení viditelnosti určité fráze ostatními uživateli má fráze následující možnosti přiřazení:

• Všem –  mohou ji používat všichni uživatelé
• Pracovišti – frázi může používat personál přiřazený danému pracovišti
• Uživateli – fráze je soukromá pro vybraného uživatele
• Pacientovi – zatrhnutím této možnosti se bude fráze zobrazovat jen u konkrétního pacienta

Spolu s použitím fráze lze také vykázat výkon nebo sdružený výkon. Nastavení požadovaného výkonu se provádí v poli současně vykázaný výkon. Můžeme také uvést diagnózy, se kterými vykázání výkonu proběhne. 

Fráze lze pro větší přehlednost členit do skupin. Podrobnější informace k frázím nalezneme v části Správa frází.

Založení personálu

Prvním krokem je vytvoření profilu uživatele, druhým krokem je přiřazení osoby k určitému oddělení v rámci struktury zařízení. Okno, v němž můžeme zadat veškerý personál otevřeme přes tlačítko:

•  Konfigurace -> Personál

Prostřednictvím formuláře vyvolaného přes nabídku Konfigurace/Personál lze spravovat uživatele pracující se systémem. V Konfigurace personálu klikneme na  Nový, zadáme zkratku pracovníka do pole Kód, příjmení, jméno, případně titul. Heslo nemusíme vyplňovat, program sám vyzve nového pracovníka k vytvoření a zadání přihlašovacího hesla při prvním přihlášení. Tuto funkci umožňuje ponechání zatržítka v poli  Nové...

• Zatržítko ...Nové znamená, že uživatel bude při příštím přihlášení vyzván ke změně hesla.
• Zatržítkem Aktivní lze zneplatnit daného uživatele.
• Zatržítko Admin indikuje uživatele s rozšířenými právy pro správu programu.
• Profil práv představuje přiřazený soubor přístupových práv k jednotlivým formulářům a operacím, pokud je v systému definován.

Tímto jsme vytvořili profil nového pracovníka a nyní jej musíme přiřadit určitému pracovišti.

Založení struktury zařízení

Prostřednictvím formuláře vyvolaného přes nabídku Konfigurace ->  Zařízení lze spravovat organizační strukturu.

  Struktura může být:

• 3úrovňová (zařízení - pracoviště - zdravotník)
• 4úrovňová (zařízení - oddělení – pracoviště - zdravotník), viz.obrázek

Kliknutím na tlačítka   Zařízení,  Oddělení,  Pracoviště vytvoříme zcela nové subjekty. Zařízení je kořenovým prvkem celé struktury. U dalších položek záleží při zakládání na aktuálním postavení – nové položky se vytvářejí pod aktuálně zvolenou položkou. 

V levé části se přehledně zobrazuje strom struktury zařízení.

Ve stromové struktuře vybereme pracoviště a klikneme na tlačítko Personál, které umožní přiřazení pracovníka na příslušné pracoviště.

Do pole uživatel zadáme zkratku pracovníka, nebo jej vyhledáme přes symbol lupy a potvrdíme. Jeden pracovník může být současně přiřazen na více pracovištích. V průběhu práce se systémem se může pracovník mezi těmito pracovišti přepínat. Pokud pracovník nebude provádět objednávky pacientů, odstraníme zatržítko pole Objednávání a uložíme.

Nastavení smluvních výkonů

Nastavení smluvních výkonů se provádí v několika krocích přes formulář vyvolaný nabídkou Pojišťovna -> Smlouvy.

V prvním kroku vybereme na záložce Smluvní pojišťovny ty pojišťovny, se kterými máme smlouvu. Postupně klikneme na jednotlivé řádky vybraných pojišťoven a poté klikneme na tlačítko Smluvní pojišťovna.

V dalším kroku překlikneme na záložku Smluvní výkony.

 V levém sloupci Profily smluvních výkonů máme možnost vytvoření nových profilů smluvních výkonů. Jsou to seznamy smluvních výkonů pro jednotlivé pojišťovny. V obvyklém případě postačuje jeden profil pro většinu pojišťoven, případně další specifický profil vždy pro určitou pojišťovnu.

Vytvoření profilu výkonů probíhá v následujících krocích:

Pro založení nového profilu klikneme do sloupce Profily smluvních výkonů a následně klikneme vpravo nahoře na Nový. Otevře se nám nový řádek, kde zadáme název a odbornost. Po vytvoření profilu klikneme na tlačítko Načíst výkony z číselníku, případně Načíst poplatky. Objeví se okno se seznamem zdravotních výkonů, kde vybereme dle kódů potřebné úkony, nebo přes Označit vybereme vše. Jednotlivé výkony v profilech lze odebírat a přidávat i ručně. Stiskem klávesy Insert, nebo přes pravé tlačítko myši, přidáme další řádek. V poli Kód můžeme přímo vepsat kód požadovaného výkonu, nebo dvojklikem otevřeme tabulku výkonů, kde lze požadovaný výkon vybrat. Potvrzením (kliknutím na Enter) úkon přidáme do seznamu. Odebrání úkonů provedeme najetím myši na požadovaný úkon a stiskem tlačítka Smaž, nebo stiskem klávesové zkratky Ctrl+Del.

Další profil lze vytvořit opakováním výše uvedeného postupu, nebo duplikací aktuálního profilu kliknutím na Duplikovat profil a jeho následnou úpravou dle našich potřeb.

Posledním krokem je vytvoření účetní jednotky. Klikneme na záložku Účetní jednotky .

Účetní jednotka představuje soubor nastavení týkající se pojišťovny pro danou položku organizační struktury – nejčastěji pracoviště. Podřízené položky organizační struktury toto nastavení dědí.

Kliknutím na pracoviště (případně jinou položku) ve stromové struktuře nastavíme pracoviště (zařízení, oddělení, personál), kde chceme vytvořit účetní jednotku. Pokud ještě není účetní jednotka definována, zobrazí se nám tlačítko Založit účetní jednotku, na které klikneme. Založení nového záznamu můžeme udělat i přes tlačítko Nový, nebo klávesou Insert.

Vyplníme IČZ, IČP, odbornost případně další atributy vztahů s pojišťovnami – nákladová skupina, kapitace, registrace, atp.

Následně je nutno konfigurovat atributy pro jednotlivé pojišťovny:

• kód pojišťovny
• druh pojištění
• období platnosti, platnost do není nutno uvádět
• IČZ, IČP - ponecháme přepsané, nebo zadáme odlišné IČZ/IČP, je-li takto definováno smlouvou u příslušné pojišťovny
• odbornost (jako u IČZ/IČP)
• požadovaný profil výkonů
• hodnota bodu
• variabilní symbol
• paušál – fixní platba, která bude fakturována příslušné zdravotní pojišťovně
• limit – maximální částka, která bude fakturována příslušné zdravotní pojišťovně (bude-li hodnota dávek z dokladů nižší, použije se tato částka; bude-li vyšší, použije se limit)

Pro usnadnění zadání lze jeden řádek rozkopírovat pro další pojišťovny pomocí tlačítka Kopírovat... a následně záznamy upravit, je-li potřeba.