Nápověda k programu SmartMEDIX®

Elektronická zdravotnická dokumentace (EZD)

Úvod

Elektronická zdravotnická dokumentace (EZD) je v systému SmartMEDIX vedena pod dokumentačními jednotkami. Dokumentační jednotka je entita, která odpovídá jednomu logickému pracovišti poskytovatele, tedy skupině pracovníků, kteří se starají o jednoho pacienta s daným problémem, typicky jde v praxi nejčastěji o jednotlivé IČP (identifikační číslo pracoviště, které definuje pojišťovna). V rámci této dokumentační jednotky mají přiřazení pracovníci stejný přístup ke zdravotnické dokumentaci. Dokumentační jednotku je v rámci struktury pracoviště možno přiřadit libovolné strukturní jednotce.

Podrobný princip vedení EZD je uveden v kapitole Vedení EZD - legislativní rámec.

Přehled dokumentů vedených v systému jako EZD je dostupný v menu pod ikonou EZD v panelu nástrojů či v menu Nástroje -> Přehledy -> eDokumenty (EZD)

Konfigurace

Audit

Před vlastní konfigurací elektronické dokumentace je vhodné provést audit připravenosti systému pro vedení EZD.

To lze udělat přes menu Konfigurace -> Elektronická dokumentace -> Audit stisknutím tlačítka Spustit

Výsledkový protokol následně informuje, které součásti systému jsou či nejsou optimálně připraveny:

• - značí připravenou součást
• - značí možný problém
• - značí neoptimální připravenost

Založení dokumentační jednotky

V menu Konfigurace -> Elektronická dokumentace  pod volbou Jednotky  je třeba:

• 1. Vybrat zařízení, pro které má být dokumentační jednotka založena - ve výběru Struktura / dokumentační jednotky
• 2. Založit novou jednotku stiskem tlačítka Založit či Nový
• 3. Jednotku pojmenovat - pole názvu Dokumentační jednotka
• 4. Přiradit pracoviště spadající pod tuto jednotku - v pravém sloupci vybrat pracoviště a dvojklikem či stiskem tlačítka Zařadit
• 5. Uložit nově definovanou jednotku stiskem F11 či tlačítkem Ulož

Konfigurace dokumentační jednotky

• 1. Zodpovědná osoba - Je pracovník odpovědný za vedení dokumentace na daném pracovišti, typicky vedoucí pracoviště.
• 2. EZD vedena - Je definice období, od kdy do kdy je/bude/byla daná dokumentační jednotka aktivní.
• 3. Karenční doba 
  • - Je doba, po kterou systém dovolí vrátit se k záznamu, který byl již uzavřen, doplnit ho, znovu podepsat a uzavřít s novým datem. 
  • - Pokud není nastavena, či vypršela, již vytvořený záznam se zneplatní a oprava se provede vytvořením nového záznamu.
• 4. Přidat časové razítko
  • - Volba umožní přidat k elektronickému podpisu záznamu kvalifikované časové razítko (ev. jiné dle nastavené autority např. resortní) přímo při jeho vzniku a tak prokazatelně ukotvit dokument v čase. Takový dokument je možno snadno ověřit např. přes Czechpoint
    - Takto vytvořený záznam, pokud je opatřen vhodným elektronickým podpisem, který obsahuje identifikaci poskytovatele lze elektronicky přímo předat jako validní část elektronické dokumentace ve smyslu zákona 372/2011.
    - Nastavení jednotlivých polí se provede dle zvolené časové autority.
    - V případě autority PostSignum pro kvalifikovaná časová razítka, kde si uživatel může předplatit balík razítek o konkrétním počtu, umí program upozornit, že zásoba časových razítek klesla pod určitou úroveň.
  • - Preexspirační doba razítka definuje dobu, kdy bude dokument veden v exspiračním režimu a kdy je program označí jako vhodný k přerazítkování novým časovým razítkem.
• 5. ExtraSpace je technický parametr, který říká kolik místa je třeba ponechat za elektronickým podpisem v dokumentu PDF pro umístění dalších potřebných prvků, jako je např. časové razítko.
  • Pozn.: Proč je ExtraSpace důležité? Pokud je požadováno časové razítko pro dlouhodobé ověření, lze ho připojit do předem připraveného prostoru a umožňuje tak dodatečné rozšíření podpisu bez porušení integrity podpisu dokumentu. Zabraňuje nutnosti znovu podepisovat celý dokument, pokud se přidává časové razítko pro archivaci. Tento přidaný prostor však zvětšuje finální velikost dokumentu.
• 6. Přidat podpisovou značku do zápatí PDF dokumentu - přidá v tisku viditelné označení podpisu autora dokumentu,  z legislativního pohledu je nutné při konverzi papírového dokumentu do digitální podoby.
• 7. Dlouhodobá archivace ERS - Dlouhodobá archivace digitálního dokumentu systémem ERS (Evidence Record Syntax) znamená zabezpečení dokumentu proti ztrátě důvěryhodnosti v čase. ERS je standard definovaný v RFC 4998 a RFC 6283, který umožňuje dlouhodobé uchování elektronicky podepsaných dokumentů tak, aby jejich platnost mohla být ověřena i po mnoha letech, ačkoli původní kryptografické algoritmy nebo certifikáty již nejsou důvěryhodné. Nutné pro vedení digitálního archivu EZD.
• 8. Ruční záloha na médium po... Definuje dobu, po jejímž uplynutí systém připomíná provedení Uložení kopií dat pro dlouhodobé uchování, které musí být v kontextu legislativy provedeno způsobem znemožňujícím provádět do těchto kopií dodatečné zásahy; tyto kopie jsou vytvářeny nejméně jednou za kalendářní rok
• 9. Seznam - Obsahuje přehled definovaných dokumentačních jednotek.

Přehled potřebných licencí pro EZD

Je uveden v dolní části okna Jednotky.

• SM licence - udává počet stanic aktuální vybrané licence, SmartMEDIX, jejíž popis je uveden v záhlaví.
• eZD licence
  • aktuálně  - počet dostupných EZD licencí v rámci licence SmartMEDIX
  • požadováno - počet licencí nutných pro aktuálně zadané nastavení EZD 

Licenční politika pro EZD

1. eZD licence - je licence pro dokumentační jednotku
   • dokumentační jednotka by měla odpovídat dokumentaci jednoho logického pracoviště stejné odbornosti (všech pracovníků, kteří se starají o pacienta s daným aktuálním problémem), 
   • na dokumentační jednotku jsou navázány pravidla pro doby uchování dokumentace daného pracoviště
   • osoba odpovědná za dokumentační jednotku je notifikována stran provedení exportu dokumentace ve formátu pro dlouhodobé uchování
2. Poplatek za dlouhodobou elektronickou archivaci dokumentu je jednorázový poplatek za zachování dlouhodobé elektronické ověřitelnosti dokumentu vloženého do systému ERS. Poplatek slouží na pokrytí provozu systému ERS.

Ambulance

Ambulance je základní modul, který umožňuje administrativní práci s pacientem. Jeho součástí jsou položky typu identifikace, anamnéza, dekurz, dokument, laboratoř případně účet.